Работник отказывается подписывать документы. С какими вопросами к вам придет кадровик. Статья Юрия Иванова, советника Bryan Cave Leighton Paisner (Russia) LLP для журнала "Юрист Компании"

28.06.2021

Работники придираются к документам, с которыми их знакомит работодатель, и отказываются ставить подписи. Из-за этого компания рискует получить штрафы при проверке ГИТ. Даже если ваша компания перешла на электронный документооборот, большинство кадровых документов по-прежнему необходимо оформлять только на бумаге под подпись. Как зафиксировать отказ работника подписывать документы и что еще посоветовать кадровику, узнаете из статьи.

В какой форме составить акт об отказе и что в нем написать

Если работник отказывается подписывать односторонние кадровые документы, например приказы и распоряжения работодателя, уведомления, локальные акты, посоветуйте кадровику составить акт об отказе в простой письменной форме. Каких-либо законодательных требований к оформлению такого акта нет, поэтому его можно составить в произвольном виде.

Иногда работники ссылаются, что такой акт не имеет юридической силы. Указывают, что акт об отказе подписать документы нужно составлять в особой форме, с особенными реквизитами. В подтверждение чаще всего ссылаются на ГОСТ по организационно-распорядительной документации. ГОСТ Поясните кадровику, что данная позиция ошибочна. Указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, поскольку документы национальной системы стандартизации применяют на добровольной основе.

Каких-либо жестких требований к содержанию акта законодательство также не предъявляет. Главное — чтобы акт позволял подтвердить основные имеющие значение обстоятельства. Порекомендуйте кадровику в акте описать действие, которое совершили или планировали совершить, к примеру: «работнику был предъявлен для ознакомления под подпись приказ о командировке». Также нужно написать про реакцию работника: от чего именно отказался — от ознакомления вообще или только от подписания. Даже если работник буквально убежал из переговорной — пусть сотрудник отдела кадров напишет и об этом. В акте нужно отразить и последующие действия работодателя, например «зачитал вслух содержание документа, с которым пытался ознакомить», и дополнительно проставить:

  • дату, время и место составления;
  • Ф. И. О., должности составителя и лиц, которые присутствовали при составлении;
  • подписи составителя и свидетелей.

Нужны ли свидетели, чтобы заверить отказ, и как их выбрать

Посоветуйте кадровику, чтобы при попытке ознакомить работника с документом присутствовали свидетели. Их данные и подписи в акте необходимы, чтобы удостоверить изложенные факты. Порекомендуйте указать как минимум двух свидетелей. Это могут быть как другие работники, так и любые лица — охрана на входе, сотрудники подрядных организаций. Но поскольку в случае спора свидетелей могут вызвать в суд для дачи показаний, посоветуйте выбирать тех лиц, которые отвечают трем критериям.

  1. Будут реально присутствовать на всех этапах попытки ознакомить работника с документом. Типичная ошибка — акт подписывают «свидетели», которые зашли в комнату позже или знают ситуацию с чьих-то слов.
  2. Смогут впоследствии дать показания в суде. Отговорите кадровика от идеи привлекать в качестве свидетеля лицо, которое в будущем может оказаться недоступно, например работника, который часто бывает в командировках или собирается уехать в длительный отпуск за границу. По этой же причине лучше воздержаться от свидетелей-иностранцев. В суде неминуемо встанет вопрос о том, все ли они поняли.
  3. Обладают моральной и психической устойчивостью. Следует в максимально возможной степени воздержаться от привлечения в качестве свидетелей лиц, которые могут быть прямо или косвенно заинтересованы — близких коллег и друзей работника, а также лиц, которые по своему эмоциональному состоянию являются нестабильными и могут «поплыть» в суде.

Работник не хочет подписывать двустороннее соглашение. Нужно ли составлять акт об отказе

Если работник не согласен подписывать двустороннее соглашение, например о полной материальной ответственности или о расторжении трудового договора, то составлять акт об отказе бессмысленно. Он не будет иметь правового значения, поскольку работнику достаточно просто «не хотеть» подписывать документ, который требует его согласия на изменение условий работы. Однако есть исключение, при котором акт будет фиксировать именно отказ работника оформить уже достигнутые договоренности, а не менять условия труда.

Акт об отказе подписать двустороннее соглашение будет иметь юридическую силу, если ранее компания достигла соглашения с работником в иной форме. Например, в связи с распространением коронавирусной инфекции Минтруд в своих рекомендациях допустил переводить на дистанционную работу и подписывать в период такой работы кадровые документы путем обмена электронными образами документов с последующим оформлением на бумажном носителе.МТ На практике появились случаи, когда работники в период пандемии договорились о чем-то с работодателем, подтвердили согласие в электронной форме, но впоследствии отказались оформить документы на бумаге. Такой отказ имеет смысл заактировать. Правило, что без подписи работника соглашение не заключено, в данном случае работать не будет.

Помимо пунктов, которые упоминали выше, в акте необходимо указать предысторию вопроса: работодатель и работник ранее достигли соглашения, у работодателя есть согласие работника в электронной форме, но работник отказался проставить живую подпись. Кроме того, нужно указать, что на протяжении пандемии обе стороны фактически соблюдали договоренность. Следовательно, акт будет фиксировать отказ работника именно оформить уже достигнутые договоренности, а не отказ изменить условия труда.

Читайте статью в журнале "Юрист Компании" №6

Контакты

подписка

Получайте новости об изменениях в законодательстве с экспертными комментариями наших юристов и обзоры актуальных юридических вопросов в соответствии с теми областями права, которые представляют для вас интерес.